Z dniem 8 grudnia 2021 r. weszły w życie zmiany do w ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1415, ze zm.), dalej zwanej „ustawą”, wprowadzone ustawą z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 2106).

W związku z wprowadzeniem tymi uregulowaniami kontroli zdalnej jako podstawowej formy przeprowadzania kontroli, PANA zwraca uwagę na obowiązek firm audytorskich stosowania środków komunikacji elektronicznej, w tym posiadania adresu poczty elektronicznej spełniającego wymogi ustawy, czyli umożliwiającego przeprowadzenie kontroli w sposób zdalny, a w szczególności potwierdzenie doręczenia przekazywanych dokumentów.

PANA wskazuje, że zgodnie z art. 115a ust. 1 ustawy kontrole są przeprowadzane w sposób zdalny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r., poz. 344, ze zm.). Ponadto, art. 115b ust. 2 ustawy stanowi, że doręczenia pism do firmy audytorskiej w związku z kontrolą zdalną będą dokonywane na adres poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 57 ust. 2 pkt 12 ustawy, bądź na inny adres wskazany przez firmę audytorską.

Oznacza to, że firma audytorska posiadać musi adres elektroniczny, na który dokonywane będą doręczenia pism związanych z kontrolą. Uwzględniając, że dowodem doręczenia jest potwierdzenie transmisji danych (art. 115b ust. 1 oraz ust. 4 pkt. 2 ustawy) firma audytorska powinna zadbać o właściwe ustawienie serwerów pocztowych, spełniające wymogi ustawy czyli zapewniające potwierdzenie transmisji danych.

Jednoznaczne unormowanie art. 57 ust. 2 pkt 12 ustawy wymaga, aby na liście firm audytorskich ujawnione były dane kontaktowe obejmujące numer telefonu i adres poczty elektronicznej oraz imię i nazwisko osoby wyznaczonej do kontaktów. Firma audytorska jest zobowiązana do aktualizacji tych danych w terminie 30 dni od dnia zaistnienia ich zamiany, co wynika wprost z art. 57 ust. 3 ustawy.

Firma audytorska może wskazać inny adres poczty elektronicznej przeznaczony do doręczeń dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą, jeśli chce aby doręczenia w jej toku były dokonywane na adres poczty elektronicznej inny niż ujawniony na liście firm audytorskich. Adresem elektronicznym, na który będą dokonywane doręczenia może być również adres poczty elektronicznej pełnomocnika. W takim przypadku adres wskazuje firma audytorska bądź ustanowiony pełnomocnik.

PANA podkreśla, że niezaktualizowanie w terminie adresu poczty elektronicznej na liście bądź korzystanie z adresu, który nie zapewnia możliwości przeprowadzenia kontroli, jak również niestosowanie środków komunikacji elektronicznej, umożliwiających przeprowadzenie kontroli w sposób zdalny, stanowi naruszenie art. 115b ust. 4 pkt 1 ustawy.